Rechtliches und Technisches
Der Verein nimmt familienkundliche, wappenkundliche oder thematisch damit zusammenhängende geschichtliche Daten in digitaler Form zur Speicherung entgegen. Mit der Einreichung der Daten erkennt der Einreicher die nachstehenden Bestimmungen an, welche dem Verein entsprechende Nutzungsrechte (§ 31 UrhG) an den als Datenbankwerk (§ 4 UrhG) betrachteten Daten einräumt.
- Die Daten können grundsätzlich als Dateien im Format PDF/A (reine Bilddateien im Format TIFF) eingereicht werden. Der Vorstand kann weitere Formate (z.B. Word, GEDCOM) zulassen. Die Dateien müssen frei lesbar sein, insbesondere unverschlüsselt und passwortfrei. Soweit ein Datenträger eingereicht wird, muss dieser ohne Kopierschutz sein.
- Der Verein kann die Daten in einer vom Vorstand bestimmten Weise speichern, migrieren und vervielfältigen, insbesondere auch zum Zwecke der Datensicherung. Hinsichtlich des Formats kann der Verein kann die Dateien konvertieren, insbesondere auf PDF/A. Die Erhaltung spezieller Formatierungen der Dateien kann vom Verein nicht zugesichert werden.
- Eine dauerhafte Speicherung wird angestrebt. Der Einreicher hat keinen Anspruch gegen den Verein auf Löschung der gespeicherten Daten. Der Einreicher kann neuere Versionen seiner Daten einreichen. Der Verein ist dann nicht verpflichtet, die älteren Versionen weiterhin zu speichern.
- Grundsätzlich besteht ein Zugang zu den Daten, damit diese von Benutzern nach Maßgabe einer etwaigen Benutzungsordnung eingesehen und ausgewertet werden können, insbesondere unter Einhaltung urheberrechtlicher oder datenschutzrechtlicher Bestimmungen. Der Verein haftet aber nicht für etwaige Verletzungen solcher Bestimmungen.
- Der Zugang zu den Daten kann öffentlich, vereinsintern, lokal oder geheim erfolgen. Der Einreicher kann für verschiedene Teile der Daten verschiedene Zugänge wählen, die dann in verschiedenen Dateien eingereicht werden müssen. Der lokale Zugang ist der Regelzugang, wenn der Einreicher keinen anderen Zugang bestimmt hat.
- Beim lokalen Zugang können Benutzer des Vereinsarchivs (oder etwaiger Archive der Regionalgruppen) die Daten vor Ort einsehen und auswerten. Die Anfertigung von digitalen Kopien ist nur für nicht-gewerbliche Zwecke zulässig und bedarf der Zustimmung des Vorstands.
- Beim vereinsinternen Zugang können die Vereinsmitglieder in einem geschützten Bereich, beispielsweise online im internen Bereich der Homepage, die Daten auch außerhalb des Vereinsarchivs einsehen.
- Beim öffentlichen Zugang kann jedermann, beispielsweise auf der Homepage, die Daten einsehen.
- Beim geheimen Zugang können nur der Vorstand und von ihm beauftragte Personen die Daten einsehen und auswerten. Der geheime Zugang ist nur zeitlich befristet möglich in Anlehnung an die Schutzfristen gemäß § 11 BArchG, beginnend mit dem Zeitpunkt der Einreichung. Der geheime Zugang kann vom Einreicher mit kürzeren Sperrfristen versehen werden.
- Der Verein ist berechtigt, die Daten dahingehend zu bearbeiten, dass die Daten oder Teile davon - mit einem Herkunftsvermerk versehen - in ein größeres Datenbankwerk des Vereins integriert werden, welches mit einem anderen Zugang versehen sein kann.
- Der Verein ist berechtigt, die Daten zu bearbeiten, soweit sich durch weitere Forschungen ein Berichtigungs- oder Ergänzungsbedarf am Inhalt der Daten ergibt. Insbesondere kann der Verein einen entsprechenden Vermerk oder Verweis an den Daten anbringen oder den Daten beigeben oder das größere Datenbankwerk des Vereins abändern.
- Soweit eine der Bestimmungen aus rechtlichen oder technischen Gründen unwirksam ist oder wird, kann der Vorstand diese Bestimmung durch eine wirksame Bestimmung ersetzen, welche der ursprünglichen Absicht der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.
Vorstandsbeschluss vom 21. November 2017